Logo: GOPS Lubawa

Przetwarzanie danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Gminy Lubawa

  • Opublikowane: 2018-05-25 13:58:24
  • Autor: Edyta Ochocka, główny specjalista
  • drukuj
Ochrona danych osobowych i RODO
Z dniem 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie o ochrony danych osobowych - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (nazywane również „RODO”).
Ochrona Państwa danych osobowych to jeden z najważniejszych aspektów naszej pracy. Poniżej przekazujemy ogólne wyjaśnienia dotyczące zasad przetwarzania Państwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Gminy Lubawa oraz informacje o przysługujących Państwu prawach.
Informacje na tej stronie nie są wiążące i mają na celu wyjaśnienie przysługujących Państwu praw w zakresie ochrony danych osobowych.
 
Kim jest administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa, Fijewo 73, 14-260 Lubawa.  We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem Państwa praw w zakresie ochrony danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: e-mail, lub pod nr telefonu: 89 645 54 64.
 
W jakim celu przetwarzamy państwa dane osobowe
Dane są przetwarzane w celu prawidłowego wykonywania zadań realizowanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa.  Dane osobowe są zbierane i wykorzystywane w celach określonych w przepisach prawa.
W każdym przypadku Ośrodek musi posiadać podstawę do przetwarzania Państwa danych. Szczegółowe informacje o podstawie przetwarzania danych o znajdą Państwo również na naszym Biuletynie informacji Publicznej www.gopslubawa.4bip.pl w zakładkach dotyczących poszczególnych form pomocy.
 
Jak długo będziemy przechowywać dane
Czas przez który przechowujemy dane wynika z przepisów prawa. W większości wypadków będzie to czas określony kategorią archiwalną dokumentów, która jest ustalano w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt zatwierdzonym przez Archiwum Państwowe.
 
Komu ujawniamy państwa dane
Przykładamy szczególną wagę do ochrony Państwa prywatności, dlatego będą one udostępniane innym podmiotom jedynie w następujących przypadkach:
  • Jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.
  • Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na udostępnienie danych, udostępnimy je zgodnie z treścią tej zgody.
Dane mogą być jednak przekazywane innym podmiotom zapewniającym obsługę administracyjną, techniczną i informatyczną OPS Gminy Lubawa. W szczególności podmiotom administrującym systemami informatycznymi, serwisującym sprzęt informatyczny, zapewniającymi niszczenie dokumentów i nośników elektronicznych. Przekazanie danych realizowane będzie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, a podmioty przetwarzające mogą je przetwarzać jedynie na polecenie Ośrodka, co należy rozumieć w ten sposób, że nie są uprawnione do przetwarzania tych danych we własnych celach. Przed zawarciem umowy, Ośrodek sprawdza, czy podmiot przetwarzający daje gwarancje ochrony Państwa interesów.
 
Jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy
Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO) daje osobom, których dane przetwarzamy, możliwość skorzystania z szeregu przysługujących im praw. Poniżej opisujemy krótko te prawa, wyjaśniamy jak z nich skorzystać oraz wskazujemy przypadki, w których prawa te nie będą Państwu przysługiwały.
 
Prawo dostępu do swoich danych
Każda osoba, która zwróci się do Ośrodka z takim żądaniem, otrzyma informację, czy Ośrodek przetwarza jej dane osobowe oraz dodatkowo informacje:
  • W jakim celu dane są przetwarzane przez Ośrodek.
  • Jakie są kategorie tych danych.
  • Informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych.
  • Przez jaki okres dane będą przetwarzane lub jakie są kryteria ustalania tego okresu.
  • Jakie prawa Państwu przysługują.
  • W jaki sposób wnieść skargę do organu nadzorczego.
  • Skąd Ośrodek ma dotyczące Państwa dane.
  • Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, gdyby było stosowane.
  • Mogą Państwo otrzymać również kopię Państwa danych. Pierwszą kopię danych otrzymają Państwo bezpłatnie, za każdą kolejną Ośrodek będzie mógł pobrać opłatę.
Ponieważ ilość przetwarzanych w Ośrodku danych jest bardzo duża, Ośrodek może poprosić Państwa o sprecyzowanie, których danych dotyczy Państwa wniosek. Jeżeli wyszukanie danych wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, Ośrodek wezwie Państwa do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.
Ośrodek nie przekaże Państwu powyższych informacji i danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby niekorzystnie na prawa innych osób.
 
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Z prawa tego mogą Państwo skorzystać w następujących przypadkach:
  1. Jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość danych – Ośrodek ograniczy przetwarzanie na okres, który pozwoli mu na sprawdzenie prawidłowości danych.
  2. Jeżeli Ośrodek przetwarzałby dane z naruszeniem prawa powinien usunąć Państwa dane. Mogą Państwo w zamian zażądać ograniczenia ich przetwarzania.
  3. Jeżeli Ośrodek chciałby usunąć Państwa dane, bo nie są mu one już potrzebne, mogą Państwo zażądać ograniczenia ich przetwarzania jeżeli są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim wypadku Ośrodek poprosi Państwa o wykazanie, że rzeczywiście są one potrzebne w takim celu osobie, której dane dotyczą.
  4. Jeżeli wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach (informację o podstawie przetwarzania otrzymacie Państwo w czasie zbierania danych), do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Ośrodek są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
Jeżeli przetwarzania zostanie ograniczone, Ośrodek nie będzie wykonywał na danych żadnych operacji i ograniczy się jedynie do przechowywania tych danych.  OPS będzie mógł jednak wykonywać inne operacje jeżeli:
  1. Wyrazicie Państwo na to zgodę.
  2. W celu ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń.
  3. Dla ochrony praw innej osoby fizycznej.
  4. Z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
Z praw tego nie będą Państwo mogli skorzystać, jeżeli z innych przepisów wynika jego ograniczenie.
 
Prawo do poprawienia lub uzupełnienia danych
Jeżeli Państwa dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich poprawienia lub uzupełnienia.
 
Prawo do usunięcia danych
Prawo to bywa nazywane również prawem do bycia zapomnianym. Prawo to przysługuje Państwu w następujących przypadkach:
  1. Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane. Proszę zauważyć, że w tym przypadku Ośrodek powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  2. Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opierało się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania. Proszę zauważyć, że Ośrodek tylko w wyjątkowych przypadkach przetwarza dane na podstawie zgody, a jeżeli zostanie ona wycofana, powinien zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  3. Osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych:
    1. z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania. Proszę zauważyć, że Ośrodek powinien zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
    2. wobec przetwarzania jej danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Ośrodek nie przetwarza jednak danych w takim celu.
  4. Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Proszę zauważyć, że w tym przypadku Ośrodek powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  5. Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator. Proszę zauważyć, że w tym przypadku Ośrodek powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  6. Dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO. Ośrodek nie przetwarza jednak danych w takim celu.
Wbrew informacjom medialnym, prawo to ma charakter uzupełniający i będą mogli Państwo z niego skorzystać w wypadkach, gdyby Ośrodek nie zrealizował swojego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.
 
Prawo do sprzeciwu
Prawo do sprzeciwu przysługuje Państwu tylko w wypadu gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych.
Zgodnie z RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
  1. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  4. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  5. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  6. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Litera f) nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.
Proszę zwrócić uwagę, że w większości przypadków, OPS przetwarza dane w celu realizacji obowiązku prawnego, a nie na podstawie powyższych przesłanek. Jeżeli złożą Państwo sprzeciw w sytuacji, gdy prawo to Państwu nie przysługuje, Ośrodek poinformuje Państwa, że nie może uwzględnić sprzeciwu.
Prawo to może znieść osoba ze względu na jej szczególną sytuację, dlatego jeżeli wyrazicie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, Ośrodek poprosi o opisanie szczególnej sytuacji będącej podstawą tego sprzeciwu.
 
Prawo do przeniesienia danych
Z prawa tego można skorzystać w odniesieniu do danych przetwarzanych w systemach informatycznych, jeżeli dane są przetwarzane w na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub na podstawie umowy. Prawo to dotyczy jedynie danych dostarczonych przez osobę lub zebranych od osoby.
 
W jaki sposób mogą państwo skorzystać z tych praw
Aby skorzystać z prawa do poprawienia lub uzupełnienia danych mogą Państwo zwrócić się do pracownika, który prowadzi Państwa sprawę.
Aby skorzystać ze pozostałych praw, mogą Państwo zwrócić się do pracownika Ośrodka, który przekaże Państwa wniosek do odpowiedniej osoby.
W każdym wypadku mogą państwo złożyć wniosek drogą pocztową.
Jeżeli złożą Państwo wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej, Ośrodek będzie musiał najpierw potwierdzić Państwa tożsamość i może poprosić złożenie wniosku inną drogą lub osobistą wizytę.
 
Wycofanie zgody
W przypadkach, gdy Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody, może ona być w każdym momencie wycofana. W takim przypadku Ośrodka nie będzie mógł już dłużej przetwarzać Państwa danych, które były przetwarzane na podstawie tej zgody.
Wycofanie zgody nie wpłynie na wcześniejsze operacje przetwarzania. Przykładowo, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie danych innej osobie, to wycofanie zgody nie wpłynie na dane, które zostały już udostępnione.
Po wycofaniu zgody, Ośrodek będzie nadal przetwarzał informację o wyrażeniu i odwołaniu zgody.
Informację o wycofaniu zgody mogą przekazać Państwo w analogiczny sposób w jaki uprzednio ją wyrazili. Szczegółowych informacji udzieli Państwu pracownik.
 
Gdzie uzyskają państwo dodatkowe informacje
  • Dodatkowych informacji udzieli Państwu każdy pracownik Ośrodka.
  • Jeżeli uznacie Państwo te informacje za niewystarczające, możecie zwrócić się do inspektora ochrony danych, który udzieli Państwu dodatkowych informacji lub skieruje do odpowiedniej osoby.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Inspektorem ochrony danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Gminy Lubawa jest Edyta Ochocka, z którym można się skontaktować w następujący sposób:
  • Poczta elektroniczna: e-mail
  • Telefon: 89 645 54 64
Prawo do złożenia skargi
Przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje w jaki sposób złożyć skargę znajdą Państwo na stronie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
 

Elementy dodatkowe powiązane z tą informacją



Kalendarium wydarzeń

Nadchodzące wydarzenia

do góry
Wtyczka Facebook